Prakticky každý z nás by byl rád, kdyby měl více peněz. Jako každý chceme ty hypotéky, coby vnímající požitkáři si užívat bohémského života, chodit na dobré jídlo do restaurací, jíst avokádo, cestovat a objevovat nové zajímavé destinace. Mít dostatek peněz znamená, že si můžete přestat dělat starosti s potřebami a začít uvažovat o příjemných věcech, které nás inspirují.

Stejně jako všechny ostatní druhy podnikání, tak stejně tak i kreativci freelanceři a designové firmy, potřebujeme mít přístup k hotovosti, abychom byli po celý rok konkurenceschopní, stabilní a HLAVNĚ mohli růst. Z tohoto důvodu by měl peněžní tok, tedy množství peněz, které tečou dovnitř a ven firmy, zajímat každého „velkého šéfa“.

STARÁ DOBRÁ SEZÓNA

Známe to. Leden mrtvo, březen-květen šílenství, léto – klienti jsou na dovolených, takže nuda, září šílenství, listopad pohoda a prosinec – honem všechno do vánoc a musí se utratit peníze do konce roku. Prostě i kreativní obory podléhají sezónnosti a s tím souvisí i naprosto nesouvislý přítok a odtok peněz. Chvíli jsme nechutně bohatí a druhý měsíc dřeme nosem o zem.

U kreativních oborů, které podléhají sezónnosti, platí například i to, že 13% svých celkových ročních příjmů fakturují pouze v červenci. V listopadu, nejméně rušném měsíci po celý rok, kreativní firmy fakturují pouze asi 6% ročních příjmů. (Zdroj: Data Fundbox UK, 2018).
U B2B projektů se běžně setkáváme i s delšími splatnostmi 30-90 dní. Pak na 13% svého obratu čekáme třeba až do září, což může být obrovský problém. Přitom úplně strašně jednoduchým pravidlem je jenom to, že chceme-li být konkurenceschopní celý rok, musíme zajistit, aby do firmy teklo více hotovosti, než která odtéká každý měsíc.

DOBRÁ ZPRÁVA – JDE TO ŘEŠIT!

Jak? Především zaujetím proaktivního postoje k problému a věnováním přiměřených zdrojů na řízení peněžních toků ve firmě.
Už máte pro vaše studio zpracovaný Vision board? Kde chcete, abyste byli za 5 let? Jak by měla vaše firma vypadat za 10 let? Jakých cílů byste chtěli dosáhnout tento rok a ten rok příští? Kolik vás ve firmě bude pracovat? Víte co budete dělat tento měsíc a jaké projekty pojedou ten příští?

Tak jako vaše designérské projekty, tak i ve vedení firmy platí známý trojimperativ ČAS x LIDÉ x PENÍZE – tedy KDY, KDO a ZA KOLIK. Tyto faktory jsou tak pevně svařené k sobě, že je nelze oddělit a jeden, neskutečně ovlivňuje ty zbývající dva.

4 DŮVODY, PROČ MAJÍ KREATIVCI PROBLÉM S CASH FLOW

1) TO CO DĚLÁM, MĚ BAVÍ A CO MĚ BAVÍ, DĚLÁM ZDARMA

Neříkejte to klientům, ale že bychom to klidně udělali zdarma? Jako kreativci máme to veliké štěstí, že děláme práci, která nás dost baví, milujeme ji a naplňuje nás. Je pro nás vášní a ta vášeň je kolikrát silnější, než touha vydělávat peníze. Jen přeci musíme zaplatit složenky, tak tedy o nějaké peníze si nakonec řekneme. Zkuste si představit ale, že byste mohli zažívat obojí. VÁŠEŇ I DOSTATEK PENĚZ.

2) ČÍSLA MĚ FAKT NEBAVÍ

Tohle je prostě fakt. Především, nám jede na plno ta druhá strana mozku, která na čísla prostě není. Baví nás tvořit, nechte nás tvořit!
Pak ale nastává ten moment, že neznáme přesně své měsíční výdaje, neznáme své osobní, natož pak firemní režie, nemáme pojmenované splatnosti výdajových faktur, jen tušíme, kdy nám orientačně přitečou peníze ze zakázek. Možná.

3) NEMÁM PLÁN, TO ZAŘÍDÍ VESMÍR

Jako správná intuitivní emocemi řízená bytost se nenecháme vést něčím tak přízemním, jako je pragma. Máme vysoké představy o tom, co dokážeme a kde bychom chtěli být za pár let, ale jak toho dosáhnout neřešíme, protože nám to zařídí vesmír.  Proto pořádně neznáme svou pozici na trhu, nemáme přesný přehled o budoucích investicích a nesrovnáváme minulou realitu s původními plány, které jsme v hlavě předtím měli. Natož mít záchrannou brzdu a krizový plán pro případný výpadek příjmů nebo neočekávanou investici.

4) A HLAVNĚ, NIKDO MI NIKDY NEŘEKL JAK JINAK

Jako daří se vám. Nestíháte v práci zpracovávat jednu zakázku za druhou a stále děláte jen to, co vás neskutečně naplňuje vášní – a pokaždé ještě za to dostáváte zaplaceno. To je kůůl, co? Říkáte si, že bych to rozjel na sebe? Skončíte práci ve firmě a začnete dělat sami na sebe.
Vzápětí se to stane… začnete řešit všechny ty nechutný věci místo toho, abyste dělali to, co milujete! Kreativci, kteří jsou šikovní, mají výdělečně produktivních pouze 30% pracovního času! Zbylý čas konzumují jiné aktivity, které jsou spojené s jejich podnikáním.
Honíte projekty, honíte prachy, honíte čas, honíte dodavatele a honíte ty nejhorší klienty, kteří vám z projektu na měsíc udělali projekt na půl roku. A není to zrovna ten klient, kterému jste úplně na začátku dali tu 10% slevu? Trefa do černého, co?

POZNÁVÁTE SE?

„Poor management v cash flow je důvodem, proč až 90% malých firem selže.“ – small.business.co.uk

Vím to. Sám jsem si tím vším prošel. Nikdo nebyl, na koho bych se obrátil a koho bych se mohl zeptat. Jsem poučen z předchozích nezdarů a vlastních chyb, které mě už stály obrovské peníze. Proto dělám, to co dělám a draze získané zkušenosti sdílím. Neznám odpovědi na všechny otázky a v managementu jsem úplný laik, ale to co vám v přednášce sdílím, bude mít bezpochyby pozitivní dopad na vaše cash-flow.

10 ZPŮSOBŮ JAK VYTVOŘIT POZITIVNÍ CASH FLOW

Znáte ten citát, že GORILY CHTĚJÍ BANÁNY? Nebo, že: děláte-li vždy to, co jste doposud dělali, vždy dostanete jen to, co jste doposud dostávali? Proč to zmiňuji? Protože je to jen o nastavení vaší hlavy, uvědomění si vaší role, vaší ceny a vaší pozice na trhu.

1) ZÍSKEJTE NAD PENĚZMA KONTROLU

Je to váš business. To vy jste za něj zodpovědni. Podnikání je hra a ve VAŠEM podnikání má tahle hra VAŠE pravidla. Na rozdíl od západních zemí, si nevážíme svého vzdělání a tak máme pocit, že můžeme před klientem naší intelektuální práci zatížit společností považovanou „inflací“. Získali jste někde dojem, že budete ke klientovi „fair-enough,“ když mu dáte platební podmínky, ze kterých ON těží, ale které omezují VÁS? Máte strach nastavit vlastní pravidla? Odejdou mi klienti? Ano, ale přijdou jiní. Vzpoměňte si na obligátní show Zdeňka Pohlreicha a gastrobusiness. Věřte, že je zde naprosto identická paralela!

2) CHTĚJTE PENÍZE DOPŘEDU

Dodnes slýchám od firem, pro které pracujeme. „Vy chcete zálohu? Ale designéři, se kterými jsme dělali předtím zálohu nikdy nechtěli. My zálohy neposkytujeme.“

Připravte se na jednání s klientem tak, že chcete rovnou celou částku předem. Pokud k vaší službě přistupujete jako k produktu, který nabízíte, nerozumím tomu, proč by vám klient měl za výrobu autorského díla platit až zpětně, po té, co jste se již na výrobě zakázkového produktu vynaložili své zdroje. …Retail je již vyškolený z eshopů vše hradit předem, ale B2B klienti se ještě učí.

Nejdelší splatnost, se kterou jsme se v jednom B2B projektu setkali, byla 365dní. Ani na minutu jsme na takovou hru nepřistoupili a s rizikem, že o zakázku přijdeme, jsme trvali na našich pravidlech. Vždy považuji 50% dopředu, jako minimální základ. Kruciální je na tom však ale je i to, že klient musí vědět a mít jistotu, co za těch 50% dostane a tedy chápe proč musí hradit dopředu! Aby to bylo fér, nikdy nesmí mít pochybnosti, nebo pocit že kupuje „zajíce v pytli“.

3) DÍLČÍ ÚHRADY A ČÁSTEČNÁ PŘEDÁNÍ

Pokud se vám tedy výjimečně nepodaří dohodnout stoprocentní zálohu předem, rozdrobte váš tvůrčí čas a projekt na několik dílčích milníků, kdy klient bude mít šanci si „sáhnout“ na dílčí výsledek. Někdo tomu říká touch-pointy. Bude pak nadšený natolik, aby vám s radostí uhradil dílčí fakturu. Chcete-li, klidně ponechte malou část doplatku až po dokončení projektu, a to již klidně i s delší dobou splatnosti. Bude vám to fungovat jako dobré „fair-enough“ gesto a vstřícný krok směrem ke klientovi. Pravidlem je to, abyste za 90% odvedené práce měli již 90% na svém účtě.

Motivujte klienty, aby platili včas. Navyšte si cenu o 2%, která použijete k motivaci jako pomyslnou slevu za to, že Vám klient uhradí vše včas. Za uhrazení posledních 10% nabídněte mrkvičku, která bude příjemný bonus, nebo konečným formálním naplněním celého projektu – licenci na autorská práva, know-how k realizaci designu, doporučení a kontakty na šikovné řemeslníky a solidní dodavatele…atp.

4) PROJEKT VEDETE VY!

S tímto i my bojujeme stále a dennodenně. Nastavili jsme si dílčí kroky, za které klient hradí po částech. Tím, však falešně, nabývá dojmu, že přebírá kontrolu nad jednotlivými milníky. Takový klient vám pak z projektu na dva týdny vyrobí projekt na šest měsíců. Známé: „Čekáme na to, až se klient vyjádří“.

Nesmíme ponechávat klienta vychladnout. Sami musíme projekt řídit a ne jej nechávat vyhnít. Klienti odchází ze studia a mají plnou hlavu projektu, ale hned za rohem začnou řešit jiné dennodenní starosti a vámi zadané úkoly začnou prokrastinovat. Jsou to peníze, které vysí na stromě, my tam stále stojíme pod ním a pasivně čekáme, že jednoho dne uzrají a spadnou. To je špatně, že? Pomoci vám může změna přístupu, implementace nástrojů a metody řízení projektů, případně i nějaký software na kontrolu a řízení work-flow.

5) AUTOMATICKÉ PRACHY

Cash-flow jsou peníze dovnitř a ven. Co když existuje způsob, jak cash-flow zajistit stabilní? Existuje několik nástrojů, které mohou pomoci přítoky a odtoky peněz automatizovat.

Nejjednodušším a zároveň základním způsobem je používat automatický fakturační systém, který vám nabízí přehled o příjmech, odesílá faktury, hlídá termíny fakturací, upomíná klienty po splatnostech atp. Stejně tak existují programy, které za vás hradí nákladové faktury v termínech, které jim zadáte. Tím získáváte exaktní přehled o obratech. Úplnou vychytávkou jsou pak tzv. pojišťovny faktur, které za vašeho klienta uhradí fakturu a v případě, že ji klient neuhradí, přebírají jeho závazek a sami si následně vymáhají.

Jinými slovy míra automatizace administrativy spojené s tokem peněz vám může ušetřit mnoho času, ve kterém se pak můžete věnovat své pracovní vášni.

6) JEN PRO SPRÁVNÉ KLIENTY

Kdo jsou vaši klienti? Jak by měl vypadat ten správný klient pro váš business? Pro vaši hru?

Je na vás, jak své klienty snů definujete. Je ale podstatné, aby celý tento systém fungoval, mít na prvním místě ty správné zákazníky. Stejně tak i oni se totiž spoléhají na to, že VY JSTE TI SPRÁVNÍ designéři.

S tímto mám obrovskou vlastní zkušenost. Pokud jsem měl klienty typu „noční můra Elm Street,“ bylo to jen kvůli tomu, že jsem ignoroval vlastní intuici, ukonejšen potenciálním ziskem, přehlížel jsem varovné signály a slevil na vlastních pravidlech a způsobu hodnocení klienta. Pamatujte, vaše hra, vaše pravidla! Chráníte tím nejen sebe, ale i vaší firmu, zaměstnance, a hllavně, vaše další klienty.

7) ZNÁTE VLASTNÍ NÁKLADY? NESMÍ VÁS DRTIT!

Pokud ano, je třeba restart. Věřím, že čísla jsou právě na té druhé hemisféře, ale je to začarovaný kruh. Je to vaše studio, vaše hra a vaše vášeň. Nikdo jiný za to nebude zodpovědný, ani váš účetní. Ten ta čísla jen přehledně naskládá do tabulek. Definujte si veškeré náklady přehledně do tabulky po jednotlivých měsících.

Nájem, služby, poplatky za software k vedení firmy, účetního, daňového poradce, mzdové náklady, daně, poplatky v bance, pojištění na blbost, nákupy papírů a pastelek, poplatky za kreslící software, úklid, nákup a pravidelná inovace hardware, obnova nebo lepší zařízení kanceláře, firemní auta, cloudové úložiště, kafé do firmy, spotify, telefony a ty internety. Prostě úplně vše, do posledního detailu. Definujte si alespoň 20% ročního zisku jako FINANČNÍ REZERVU a zaparkujte si ji někde bokem – čistě pro situaci, kdy budou slabé měsíce, bouchne počítač a nebo kolega naboří vaše auto.

8) ZDRAŽTE!

Tohle je definitivně nejlepší krok, jak zajistit pozitivní přítok.

Nelze to však udělat dříve, dokud nebudete mít úspěšně splněny minimálně ty kroky, které jsem popisoval výše. Navýšit přítok nemá smysl tam, kde je stále hodně odtoků a máme cash-flow firmy jako děravý kýbl. Se zdražením nezapomeňte na to, že i svou službu musíte již nabízet tak, jako se nabízí dražší výrobek – s pěkným obalem! Co se stane mimochodem, pokud budete dražší než zbytek konkurence? Odpadnou problémoví klienti a přijdou ti, kteří chtějí pracovat právě a výhradně jen s vámi.

9) SPOKOJENÝ KLIENT, VRACEJÍCÍ SE KLIENT

Tohle platí obecně napříč obory. Mnoho firem investuje spoustu peněz do toho, aby klienta získali, ale již nevkládají téměř žádnou energii do toho, aby byl klient během procesu spokojený a měl důvod se tak vrátit, nebo vás doporučil svým známým, kolegům atp. Je nezbytné, abyste si vytvořili návyk k tomu, věnovat část času i péči během dokončování obchodního případu a maximalizovat hodnotu životnosti, kterou může klient do zakázek přinést. DIVERZIFIKUJTE zdroje zakázek a snažte si vytvořit určitý mix přísunu práce z ad-hoc zdrojů a z opakujících se zdrojů. V našem případě například práce typu B2C vs. B2B.

10) SLEVA? CO TO JE?

Dáváte slevy???? Jestli jste to někdy dělali, tak už to nedělejte – ve vlastním zájmu!

Je to takový náš kolorit, český folklor. Ale řeknu vám, také jsem si tím prošel. Dnes klientům v naprostém klidu sdělím, že u nás slevu nedostanou.

Od jisté doby se nám to vlastně stává velmi zřídka. Vědí dopředu, že nejsme nejlevnější a ti, kteří jdou po ceně, nejsou zase vhodní klienti pro nás. Musím říci, že od té doby, kdy před klienty vystupujeme jistě a sebevědomě, jsme neřešili nějaké závažné zpoždění plateb, nebo vyloženě zažili útěk klienta.

Naopak, pokud budete nejistí sami sebou a svými službami, někomu ustoupíte a slevu nabídnete, povzbudíte u „psychologii špekulanta“ a už to jede. Začne pochybovat a špekulovat nad vším, co mu předložíte. Vše bude mít stejnou inflaci, jako ta cena na úplném začátku.

Matematicky – řekněme, že máte 40% marži, dáte-li slevu 10%, neznamená to, že budete mít nižší náklady. Naopak, uberete si jen z vlastního zisku a to znamená, že musíte zpracovat o 25% více zakázek, abyste tuto slevu v cash-flow vykompenzovali. Je to trochu průda, ale právě kvůli sobě, nedělejte to!

ZÁVĚREM

Zpracujte si vision board, definujte své náklady, pojmenujte si váš business a produkt který nabízíte. Stanovte si vlastní pravidla hry, ze kterých si pak vytvoříte dílčí návyky. Pokud jste se našli někde v prvních čtyřech bodech, pak pro vás platí to, že dokud si nepřenastavíte myšlení, budete pod obrovským tlakem a nebudete se moci plně a v klidu soustředit na vlastní práci.

Samozřejmě že záleží na tom, jaký je váš core-business, ale vždy, již od určité míry, neplatí pravidlo, že chybějící peníze dožene více zákazníků. Četl jsem jednou dobré přirovnání. Jako byste měli tři děti, které nezvládáte a ony drtí vás a vy nabýváte dojmu, že byste to mohli vyřešit třeba tím, že budete mít dětí deset.

Sám jsem si tím prošel a byly chvíle, kdy jsem byl mistr poor managementu. Mohu vám tedy jen potvrdit, že přenastavení hlavy je pro kreativce dřina, ale těch pár triků na pozitivní cash-flow opravdu funguje.